巧用Excel数据透视表实现GMP偏差趋势分析

北京赛车pk拾开奖网址随着监管机构对数据完整性越发重视,很多QA朋友都发现了这样一个事实,近几年偏差数量出现了逐年显著上升的趋势。究其原因,无非是在当前数据可靠性大潮之下,原来可以暗地里处理掉的偏差,现在都得规规矩矩按流程来记录了。这不只明显增大了QA人员的日常工作量,如针对各偏差个案的调查、评级、审批、关闭等,还增加了不少的分析统计工作量。嗯,不同部门、不同时间段、不同类型、不同原因,还要分析趋势,不少人应该在季度偏差回顾或年度偏差回顾时头都大了。效率稍高一点的,在Excel中使用组合排序、组合筛选的方式进行数据分析,还有一些甚至在用手动计算的原始方式。

这都太Out了,不仅低效还常常出错。今天,笔者就为大家介绍如何巧用Excel的数据透视表功能来实现偏差趋势分析。如果你还不知道什么是数据透视表,就实在太out了。

数据透视表是一种交互式的表,可以进行某些计算,如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表,是因为可以动态地改变它们的版面布置,以便按照不同方式分析数据,也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时,数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外,如果原始数据发生更改,则可以更新数据透视表。

第一步:数据整理

首先,我们需要把所有的偏差的主要信息录入到Excel表格中,这一步很关键,如果平时有做这方面的工作,那就可以省很多时间了。录入时需要注意的是,对于需要做趋势分析的项目务必要作为单独的一行(列),例如:偏差时间、偏差所属项目、偏差类型、偏差原因……

巧用Excel数据透视表实现GMP偏差趋势分析

选中表格数据部分,点击开始,选择套用表格格式。

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这一步,主要是为表格添加初步的数据筛选功能。

第二步:使用数据透视表处理数据

点击插入,数据透视表,选择数据透视图和数据透视表。下面,笔者用两个比较具有代表性的例子来进行效果展示。

巧用Excel数据透视表实现GMP偏差趋势分析

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例一:偏差数量统计

北京赛车pk拾开奖网址例如,你想按年份进行偏差分类汇总,则只需在右侧数据透视图字段选项中勾选年份,使用鼠标拖动年份到图例(轴)和值。更改值计数方式,单击“计算项:年份”,右键选择值字段设置,计算类型选择“计数”。

简单几步,即可按年份统计出数据汇总表中的偏差数量。

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例一图

例二:多条件数据统计

如果想在之前按年进行分类的基础上,进一步按照产品,归属原因进行分类统计,也只需几步简单操作即可实现。

点击插入,数据透视表,选择数据透视图和数据透视表,插入数据透视表到一个新表。

在数据透视图字段中勾选“年份”、“归属原因”、“产品”字段。(实际操作根据个人需要勾选字段即可)。

北京赛车pk拾开奖网址调整字段顺序。拖动归属原因到图例和值,拖动年份和产品字段到轴。

就这样,几步勾选和拖拽,就可以轻松实现多条件的数据统计。

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例二图

第三步:数据分析

通过使用数据透视表,我们可以很轻易的计算出某类型偏差的数量、在总偏差数中所占的比例、以及随时间变化的趋势。在进行偏差回顾时,可以直接引用数据透视表,辅以少量的文字归纳即可形成简洁而充实的回顾报告,为所有相关人员改进质量工作提供直观而准确的依据。

结语

当然,Excel无论用于偏差记录还是偏差分析,都是GMP相关,其合规问题必定无法回避。

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