仪器校准时间自动提醒电子表格模板

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很多实验室都在使用Excel作为仪器校准日志,但在国内的多数企业中,这些校准日志电子表格没有经过良好的设计,其作用和纸质文件并无多大区别。仪器校准管理最令人头痛的,易超过校准有效期的问题,并没有因为这些电子表格日志的使用而得到改善。

针对上述问题,本模板设计了自动提醒功能。可根据各仪器的上次校准日期、校准周期及预提醒时间,自动计算各仪器的提醒日期及下次校准日期。在超过提醒日期或下次校准日期时,模板将自动以不同的警示色标示相应仪器并自动发送提醒邮件至管理人员邮箱。

实际上,还可以实现提高合规性和管理效率的其它功能。比如访问控制、自动保护和锁定、审计跟踪(文件层面及单元格层面)、电子签名等。经过良好设计的校准日志电子表格,可以有效提高管理效率并避免合规问题,甚至可以完全替代市售资产管理系统校准模块的核心功能。各企业可以视自身使用情况自行设计开发。

1.使用说明

需填写的信息:名称、描述、编号、部门\区域、房间、上次校准日期、校准周期、预提醒时间。
自动计算的信息:下次校准日期、提醒日期。

  1. 预提醒时间:校准日期到达前,提前发送提醒邮件的天数。
  2. 下次校准日期:根据上次校准日期及校准周期计算,当前日期大于等于提醒日期小于下次校准日期时,显示暗黄色,当前日期大于等于下次校准日期时,显示红色。
  3. 提醒日期:下次校准日期-预提醒时间。
  4. 邮件发送:当前日期大于等于提醒日期或者大于下次校准日期时,在工作簿打开时自动发送提醒邮件。可以通过计划任务定时打开本表格,实现定时发送提醒邮件。
  5. 计划任务设置:在windows计划任务设置每天凌晨02:00打开此文件(该时间点自动打开的工作簿在发送邮件后会自动关闭),将自动发送提醒邮件至设置好的管理人员邮箱。

2 使用环境或设置说明

  1. 本模板适用于WIN7 SP1专业版,Office2016
  2. 国家设置为中国,语言设置为中文。
  3. 本模板使用宏命令,使用前需要用户电脑上对Excel进行设置:打开Excel,点击“文件”->“Excel选项”->“信任中心”->“宏设置”,选择“启用宏”。关闭所有Excel文件后重新打开即可。
  4. 上述环境为本模板开发测试的环境,并非只有在上述环境中才能使用,合规环境下正式使用此模板需要在待使用环境中进行验证或测试。
  5. 本文件并非完整的Excel验证设计文件,仅提供参考。
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